Assistant(e) Administratif

🌌 Le contexte

Look Up Space est une startup deeptech en forte croissance, spécialisée dans la surveillance de l’espace et la gestion des débris spatiaux. Pour accompagner notre développement rapide et garantir le bon fonctionnement de notre site toulousain, nous recrutons un·e Assistant·e Administratif·ve pour renforcer notre équipe support.

En lien étroit avec les fonctions transverses (RH, Finance, Juridique, etc.), vous occuperez un rôle clé dans la gestion quotidienne du bureau et le support aux équipes internes.

🛠️ Vos missions

1️⃣ Support administratif général

• Gestion du courrier, scan et classement des documents

• Organisation des envois et réceptions de colis (Colissimo, DHL…)

• Rédaction de courriers, mise en page de documents, création de fichiers Excel ou PDF

• Mise à jour et structuration de l’espace documentaire partagé

2️⃣ Vie du bureau

• Commande et gestion des fournitures de bureau et consommables

• Coordination des prestataires (nettoyage, sécurité, maintenance…)

• Suivi des badges d’accès et des besoins logistiques

• Accueil des visiteurs et gestion des salles de réunion

3️⃣ Support RH local

• Participation à l’onboarding des nouveaux arrivants (logistique, matériel, intégration)

• Suivi des notes de frais et justificatifs

• Mise à jour des documents RH internes (annuaires, organigrammes…)

• Relais local des échanges avec l’équipe RH centrale

4️⃣ Appui aux fonctions transverses & direction

• Préparation et mise en forme de documents pour la direction ou les équipes support

• Organisation de déplacements, réunions et événements internes

• Coordination avec les autres assistantes et fonctions support

🎯 Profil recherché

🎓 Formation

• Bac +2 minimum (type BTS Assistant·e de Gestion, Assistant·e Manager ou équivalent)

💼 Expérience

• Minimum 5 ans d’expérience dans une fonction similaire

🧠 Compétences techniques

• Parfaite maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, PDF)

• Très bonnes compétences rédactionnelles et bureautiques

🌟 Qualités personnelles

• Autonomie, discrétion, rigueur et excellent sens de l’organisation

• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle

• Aisance relationnelle et sens du service

• Anglais professionnel courant

🎁 Ce qu’on vous propose

• CDI à pourvoir dès que possible

• Poste basé à Toulouse

• Une startup spatiale ambitieuse, en pleine accélération

• Un cadre de travail bienveillant, des locaux neufs, des équipes passionnées

• Des avantages : carte Swile, événements internes, afterworks, séminaires

• Participation au capital de l’entreprise